As reuniões de 101 (one-on-one) são realizadas individualmente entre gestor e liderado, considerando um ambiente seguro e privado para uma boa comunicação. Elas trazem benefícios as empresas e aos colaboradores, como alguns temas citados no livro First, Break All The Rules da Gallup – autoridade mundial em engajamento – que menciona aspectos fundamentais para gerar engajamento no ambiente de trabalho.

A sensação de ser ouvido pela organização e a preocupação com o lado pessoal do colaborador são alguns destes aspectos. Outrossim, itens como desenvolvimento, carreira e feedback são outros benefícios percebidos nas reuniões de one-on-one.

Tenha em mente que 101 não é uma reunião de status report, e sim, uma reunião de:

• Engajamento dos colaboradores, ouvindo abertamente e provendo feedbacks
• Aumentar a confiança entre gestor e liderado
• Ofercer suporte
• Comunicação direta, evitando ruídos e interpretações erradas
• Entender como as coisas estão indo: frustações e o que está indo bem com o colaborador

Cadência das reuniões 101
Em geral, a cada 15 dias os gestores conversam 101 com seus liderados. Utilize bem o tempo para conversar sobre prioridades, gestão, carreira, feedback e principalmente engajar o relacionamento com seus colaboradores. Tente não cancelar nem remarcar as reuniões, elas são muito importantes para avaliar o momento da sua equipe. Uma insatisfação momentanea, por exemplo, pode gerar turnover no time. Isso poderia ser evitado com uma ação identificada na reunião de 101.

Em equipes que trabalham com métodos ágeis – sprints de 10 a 15 dias – a identificação de motivadores na equipe pode influenciar totalmente os resultados de entrega da sprint. Por isso, a cadência e engajamento são importantes e devem ser mantidos afim de encontrar os desvios na equipe as soon as possible.

As reuniões duram cerca de 30 minutos e há diversas formas de conduzir 101 meetings. Mantenha o foco em ouvir o funcionário e solicite uma preparação prévia. Bill Campbell (mentor de Steve Jobs e Jeff Bezos) recomenda que “líder e liderado preparam suas pautas antes da 101 e, no momento da reunião, comparam suas pautas e definem os assuntos que irão priorizar”.

Anote os principais tópicos da conversa e estabeleça um plano de follow up até o próximo encontro, que já deve ser acordado no final da reunião. Assim, a reunião será mais produtiva.
Roteiros sugestivos para realização de 101 meetings

1. 80% da reunião fica com o funcionário e 20% para falar sobre a empresa

Caso o funcionário não tenha claro um roteiro para a reunião, sugira itens como:
– Como está sua satisfação no trabalho?
– E com relação a equipe? Há algum problema ou ponto a ser melhorado em alguém?
– Tudo ok com sua vida pessoal?
– Tem algo que eu possa te ajudar no trabalho? Ou que preciso melhorar?
– Sente falta de alguma tecnologia, forma de trabalho ou recurso?
– Sinta-se a vontade para falar sobre qualquer outro item

Sobre a empresa:
– O que podemos fazer para melhorar o ambiente da empresa?
– Descrever um pouco mais sobre as diretrizes da empresa e visão futura
– Esclarecer o que a empresa espera do colaborador
– Benefícios e carreira está ok?
– Há algum colega de trabalho que você admira ou precisa melhorar?
– Tem algo te incomodando na empresa? Ou que podemos fazer?
2. 10 minutos para o funcionário; 10 minutos para o gestor; 10 minutos para falar sobre a empresa

O clima e relacionamento devem ser mantidos como fundamentais na reunião. As perguntas mencionadas anteriormente ajudam a entender melhor sobre a equipe e ambiente de trabalho. Fique a vontade para falar sobre questões pessoais, como viagem e filhos, isso contribuirá para uma relação de confiança entre ambos.

Como gestor não deixe de falar sobre a performance alinhada com as entregas e metas estabelecida. Serão inputs valiosos para o desenvolvimento e evolução profissional. O feedback é outro ponto valorizado, colaborando com o que deve ser melhorado no liderado. Solicite também feedback do que pode ser melhorado como gestor.

A 15 Five sugere que ocasionalmente as reuniões sejam feitas junto a uma caminhada para facilitar a discussão dos tópicos, devido ao ambiente mais descontraído.

Por fim…
O propósito deste post não é recomendar um método de como executar 101 meetings, e sim, criar provocações sobre o tema e a importância de conhecer melhor sua equipe. As reuniões 101 certamente contribuem com o engajamento do time e melhoria dos resultados. Andy Grove (ex-CEO da Intel) compartilhou sobre a frase abaixo, ressaltando a importância de dedicar um tempo com seus funcionários para ter melhoria na qualidade do trabalho.

Referências

• https://www.15five.com/blog/advice-for-one-on-one-meetings/
• https://getlighthouse.com/blog/effective-1-on-1-meetings/
• https://www.radicalcandor.com/blog/effective-one-on-ones/
• https://blog.impraise.com/360-feedback/how-to-run-effective-one-on-one-meetings-as-manager
• http://qulture.rocks/blog/como-fazer-uma-one-on-one-e-por-que
• http://blog.andrefaria.com/reunioes-one-o-ones-conhecendo-o-time
• https://resultadosdigitais.com.br/blog/one-on-one-o-que-e-como-aplicar/