Contexto
Em organizações que possuem um processo burocrático na implantação de RDMs (Requisição de Mudanças), regidas por SOX e controles de auditoria, o lead time e a frequência de deployment podem ser prejudicados por conta da quantidade de aprovações e documentos que o Change Management exige para as mudanças serem publicadas em produção.

Entre os principais problemas:

  • Aprovações: análise árdua de documentos
  • Publicação: erros e delays nas publicações manuais de novas releases
  • Lead time: tempo alto entre a abertura do chamado e a publicação

O fluxo deste processo tende a ser algo desta forma:GMUD.png

Solução
Diminuir o lead time no processo de desenvolvimento de sistemas, utilizando o Design Thinking como base para criação de um novo processo de mudança e resolução do problema.

Após a definição do novo processo, recomenda-se utilizar métodos ágeis para execução das atividades definidas como backlog. O OKR foi escolhido para definir os objetivos e acompanhamento das metas.


Benefícios

  • Melhorar o time-to-market com implementações frequentes
  • Reduzir FTE e recursos envolvidos no processo de mudança, devido a automatização do processo de Build/Release e preenchimento dos documentos
  • Diminuir o lead time e bugs encontrados em sistemas, devido a erros de implementação

 

Double Diamond
A abordagem Double Diamond (no Design Thinking) auxilia a compreender o problema, utilizando dois diferentes tipos de pensamento:

  • Divergente: pensamento amplo, considerando qualquer ideia.
  • Convergente: pensamento estreito, identificando e focando em um ou dois dos principais problemas e soluções.

design-thinking.png

  1. Discover customer problems
  2. Define specific customer problems
  3. Develop potential solutions to these customer problems
  4. Deliver feasible and viable solutions to these customer problems

design-thinking-II.png

E na sequência priorizar as ideias, seguindo a matriz de impacto/dificuldade.

matrix-difficult-impact

A execução das atividades podem ser feitas utilizando o framework SCRUM, trabalhando com a cadência de reunião de planejamento (planning), e junto ao PO (Product Owner) maximizar o valor deste trabalho, alinhado com a solução combinada nas sessões de Design Thinking.

As reuniões diárias (dailys) para manter o f-up do projeto e melhorar a previsibilidade, sempre atuando nos bloqueios do projeto. Terminada a Sprint (em média 10 dias úteis), o time faz uma Review e Retrospectiva para identificar o que foi bem e o que precisa ser melhorado. Certamente são valiosos inputs para a próxima reunião de Planning.

Por fim, utilizamos o OKR para definição das metas e acompanhamento dos objetivos.

Objective: Melhorar o processo de mudança na área de sistemas (TI)
Key
Results:

  • Reduzir o lead time médio para 8 horas
  • Preenchimento automático de 80% dos campos da documentação da RDM
  • Deployment sem intervenção humana
  • Fluxo de aprovação (infra | dev | change) automática via ferramenta