Quando trabalhamos com projetos ágeis em larga escala, utilizando o SAFe como framework, temos a PI Planning como um dos mais importantes eventos. É uma reunião  de planejamento com duração de 2 dias e que acontece a cada 10 semanas. O plano estabelecido e aprovado é o alinhamento entre todos os times do ART (Agile Release Train) para estas próximas 10 semanas (5 Sprints).

E o que devemos considerar na preparação deste evento? By SAFe:

• Organizational readiness: strategic alignment and teams and trains setup (planning scope and context | business alignment | agile teams)
• Content readiness: management and development preparednes (executive briefing | product vision briefing(s) | architecture vision briefing)
• Facility readiness: the actual space and logistics for the event (facility | tech support | communication channels)

Adicionalmente, fiz um resumo que pode ajudar na preparação para a PI Planning:

Premissas de Produto

A Lean Inception, por exemplo, é uma ótima oportunidade de cocriar o produto a ser discutido na PI Planning. Desta forma, o escopo do produto ficará muito mais claro para o time durante a reunião de PI Planning, onde será feito o refinamento de atividades e estimativas (planning poker).

A organização do backlog do produto é essencial: Epic > Features > User Story > Tasks. Uma boa prática é criar tudo em sua ferramenta de gestão ágil (no meu caso utilizei o Azure DevOps) nesta fase de Inception e refinar o entendimento com as estimativas na PI Planning. A prototipação das telas complementa este trabalho.

Criar uma WBS (work breakdown structure) para representar as Epics e Features que serão discutidas na PI Planning é outro recurso que pode ser utilizado por PMs e POs na apresentação do produto nesta reunião.

Quando estiver iniciando um novo projeto (1ª PI Planning), vale a pena acompanhar o entendimento de todos os times, principalmente PM, POs e SMs. Recomendo inclusive executar uma mini jornada (2 horas) de PI Planning com os principais participantes.

Em estágios mais avançados, vale verificar se os feedbacks coletados no final da última PI foram trabalhados e os pontos que não foram bem, devem estar resolvidos.

Premissas Técnicas

Alguns dos principais pontos técnicos que devem ser garantidos antes das PI Plannings:

• Arquitetura: visão da solução e como será a integração entre os sistemas. Também apoia o time na definição de requisitos funcionais, não funcionais e dos enablers. Os enablers apoiam as atividades da Architectural Runway a prover funcionalidades de negócio. Inclui infraestrutura, compliance, exploração e arquitetura de sistemas.
• Infraestrutura: provisionamento dos ambientes em cloud e estrutura (VPN, rede, acessos, etc.) para suportar o trabalho a ser executado. É esta frente que cuida de banco de dados na sua empresa? Se sim, deve estar envolvido na estruturação das bases, padronização de objetos e otimização das instâncias.
• ALM: criar os projetos e times de projeto (por exemplo no Azure DevOps), estrutura do código-fonte, estratégia de versionamento (branch, merge e commit) e Continuous Integration (build e release).
• Outros: segurança da informação e demais áreas que devem ser envolvidas.

* The Architectural Runway consists of the existing code, components, and technical infrastructure needed to implement near-term features without excessive redesign and delay.

Facilities

Garantir a reserva das salas com capacidade para todos os participantes. Também confirmar a reserva das salas necessárias para os breakouts – recursos de videoconferência, Datashow, etc.

Viabilizar materiais para PI Planning (flipcharts, post-its, canetas, canetões e folhas de sulfite) e acesso a ferramentas que serão utilizadas no projeto. O coffee é outro ponto a ser considerado no evento.