A reunião de Kick-off é importante para determinar o início do projeto, alinhamento dos objetivos, mobilizar os recursos e garantir o entendimento do time de projeto. Em gestão tradicional de projetos, este evento tende a ser mais formal. Já na gestão ágil, focamos em atividades de team building ao invés de detalhes do escopo.

Entre os participantes da reunião, sugiro incluir o patrocinador do projeto, o time chave do projeto, champions, e os usuários finais. O formato e participantes da reunião podem variar de acordo com a cultura da sua empresa. Traga sentido aos envolvidos! Só assim você consegue o engajamento e o senso de importância de todos. Se necessário, faça as adaptações necessárias, por exemplo, trabalhando em um formato híbrido.

A agenda do kick-off pode ter o seguinte formato:

1. Introdução

Apresente os objetivos (goals) e entregáveis (deliverables) do projeto. Aproveite a presença de múltiplos departamentos e empresas na reunião para introduzir as pessoas no projeto. Alinhe o direcionamento do projeto e seus principais benefícios.

2. Time do projeto e responsabilidades

Após a introdução do projeto e apresentação das pessoas, compartilhe quais serão as responsabilidades de cada um no projeto. Neste ponto, é importante um contato preliminar com os gestores de cada departamento, afim de evitar “surpresas” no dia da reunião. Assim, todos os participantes do projeto já terão um alinhamento prévio de suas atividades e poderão contribuir melhor na fase inicial do projeto.

3. Premissas e restrições

As premissas são hipóteses que assumimos verdadeiras (por ainda não termos informações suficientes ou por depender de fatores externos) para fins de planejamento.

• Liberação dos recursos A, B e C para o projeto
• Budget disponível para contratação de hosting em Cloud

E as restrições são limitações internas ou externas ao projeto. Por exemplo, requisitos obrigatórios ou até cláusulas contratuais exigidas pelo cliente.

• O sistema deverá ser publicado até 31/12/2018

4. Plano preliminar do projeto

O plano preliminar do projeto comunica em high level o cronograma, os principais  milestones, o custo (CAPEX e OPEX) do projeto e o modelo de governança (gestão ágil ou tradicional; cadência).

Timeline
Defina um timeline preliminar com as principais entregas do projeto. O time do projeto precisa ter conhecimento para administrar os riscos e tarefas associadas.

Custos
O custo total do projeto, incluindo o valor dos recursos, infraestrutura, licenças, aquisições de equipamentos, etc.

Governança
Estabeleça a cadência do projeto. Seja em gestão tradicional ou ágil, compartilhe como será o gerenciamento do projeto, as principais reuniões, envolvidos e o time alocado.

5. Key Success Factors

O que é necessário para o projeto atingir seus objetivos com sucesso? Veja alguns fatores chaves de sucesso nos projetos:

• Engajamento do time do projeto e áreas relacionadas
• Governança leve e ambiente agradável
• Patrocínio onipresente
• Práticas DevOps e Cloud Solution
• Outras áreas que podem ser incluídas: planejamento, processos, pessoas, capacidade e estratégia de contingência