Os conceitos iniciais de Kanban, produção empurrada e puxada em sistemas de TI surgiram há bastante tempo como um meio para suportar o “Just in Time” (método de produção da Toyota). O Kanban de produção e de requisição se tornaram os mais importantes neste período.

  • Sistema Kanban (pull | limites | valor): sistema puxado, limitado que permite visualizar o fluxo de trabalho em busca da geração de valor.
  • Método Kanban (transição | kaizen | gestão): abordagem evolutiva e incremental, implementando mudanças evolutivas e incrementais. 

O objetivo do Kanban é tornar problemas explícitos e engajar pessoas na mudança. Atualmente, os conceitos de Kanban são amplamente utilizados na área de TI, entre as principais razões:

  • Otimização de fluxos de trabalho
  • Melhorar a comunicação e colaboração com o trabalho visual
  • Transformação do ambiente de trabalho e evolução dos processos
  • Tornar o trabalho mais previsível e estável

kanban-board

Lean Kanban
A adoção do Lean combina as duas práticas para fornecer valor e trabalho criativo o mais rápido possível. O foco é maximizar a entrega de valor, definido pelo cliente. O Fluxo de Valor (Lean Thinking), um dos princípios Lean, ajuda a identificar as etapas que agregam valor ao produto. Os desperdícios devem ser eliminados. E a pergunta que fica é: sua equipe está trabalhando muito, mas entregando valor?

Entre as principais características:

  • Baby Steps: forma ágil de lidar com mudanças
  • Menos resistência
  • Resultados mais rápidos
  • Maior engajamento e confiança na transição
  • Foco no modelo de transição
  • Design do processo sob medida
  • Mudança incremental evolucionária
  • Alcance em toda a empresa
  • Melhoria Contínua

Começando com o Kanban na sua empresa
Como o Kanban não é prescritivo, a ideia é progredir começando com o que você já faz hoje. Isso significa utilizar os papeis e técnicas existentes, implementando mudanças evolutivas e incrementais, focadas em valor. O livro Scrumban do Corey Ladas é uma leitura adicional recomendada.

Concorde em buscar a mudança evolucionária (Kaizen), encorajando a mudança. Alguns princípios da ToC (Theory of Constraints)* também são utilizados neste contexto. Encoraje atos de liderança em todos os níveis da sua empresa. O proto-kanban é outro conceito que sugiro ser aprofundado para fortalecer que os indivíduos vejam gradualmente o ganho de cada prática do Kanban em seu dia a dia.

* a corrente de valor deve ser balanceada de acordo com o seu gargalo.

Práticas

  • Visualize
  • Limite o trabalho em progresso (WIP)
  • Meça e gerencie o fluxo
  • Torne as políticas do processo explícitas
  • Implemente mecanismos de feedback
  • Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente

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WIP (Work in progress)
O WIP é o trabalho em progresso, ou seja, o que está em execução naquele determinado ponto do processo. Ele é importante no Kanban por sinalizar o número de tarefas em andamento e capacidade de entrega do time. O tamanho do WIP precisa ser adequado e está mais relacionado a expectativa do cliente com a entrega. Em alguns casos, quando o tempo de entrega não atende o cliente, os times aumentam o WIP.

Algumas razões para limitar o WIP:

  • Torna o trabalho mais previsível e estável. Não trabalhar acima da capacidade ajuda a dar confiabilidade nas entregas.
  • O WIP alto exige alta coordenação e filas maiores, aumentando o risco.
  • Muito do que existe no backlog é especulativo enquanto está no Upstream.
  • Menor variabilidade no Throughput.

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O CFD (Cumulative Flow Diagram) propicia visualizar a capacidade de entrega, através do status das tarefas. Ajuda a identificar gargalos ou impedimentos nos times. O eixo vertical é a quantidade de tarefas, e no eixo horizontal, a linha do tempo. Em um bom fluxo, as linhas inclinam-se suavemente, sem quebras ou saltos.

Com o fluxo estabelecido, tudo aquilo que entra no Kanban (equipe Delivery) é uma decisão crítica. Lembre-se que tempo é dinheiro e existem os tipos de classes de serviço (Expedite | Fixed-date | Normal) para ajudar a priorizar as atividades.

E as equipes Kanban abandonam as estimativas?
No Kanban, a previsibilidade é obtida através do comportamento observado do sistema, que é obtido com dados históricos. Por isso, cerca de 40 amostras ajudam a dar mais confiança. Se o sistema é complexo demais, tentar prever o comportamento dele não é uma boa prática.

Throughput
É uma métrica muito considerada no Kanban, por demonstrar a quantidade de tarefas entregues em um determinado período de tempo. Com isso, podemos avaliar a performance dos times. O vilão da produtividade são as filas. A compreensão das filas é essencial para tornar as coisas mais rápidas em produção. 

Donald Reinertsen: nenhuma fila é grátis!

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Como aumentar o Throughput?

  • Melhorar a qualidade (tempo de checagem de itens anteriores ao gargalo precisa ser menor)
  • Priorizar
  • Remover etapa
  • Tipo ticket (classe de serviço)

O que causa a variabilidade do Throughput?

  • WIP não limitado
  • Variabilidade no tamanho dos lotes
  • Especialização (Silos)
  • Indisponibilidades temporárias

Antes de se preocupar com o tamanho (esforço) dos lotes, observe a variabilidade. Veja se a variabilidade atual atende as suas necessidades econômicas de previsibilidade. A variabilidade geralmente é explicada pelas Políticas Explicitas.

Exemplos de Políticas Explícitas:

  • Nós limitamos WIP
  • Deploy só às quartas
  • Reunião de status toda terça-feira


Cadência

Entre as principais reuniões do Kanban estão:

  • Kanban Discovery (upstream): discute opções para priorizar as atividades ao time de Delivery.
  • Kanban Delivery (downstream): converte opções e executa o backlog.
  • Kanban Meeting: é a standup meeting utilizada para tomar decisões e fluir o trabalho.
  • Delivery Planning: reunião de decisão para a entrega ocorrer.

Existe o ponto de comprometimento (entre o upstream e downstream) para definir o critério de mudança da etapa ou no ponto de comprometimento.

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Lead Time

É o tempo entre a abertura da requisição e o momento que ela entra em seu estado final. Lembre-se que esforço é diferente de prazo. Você pode concluir uma tarefa em 1 dia, mas se o Lead Time estiver alto, esta tarefa vai demorar para ser entregue ao cliente.

O que geralmente causa variabilidade no Lead Time?

  • WIP não limitado
  • Bloqueios
  • Tipo da Demanda

O Lead Time Control Chart e o Histograma são gráficos que ajudam a acompanhar esta métrica.

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E por fim, visualizações, Métricas e Kaizen vão puxar comportamentos mais nobres na equipe como SWARMING.