Continuando o post anterior sobre o roteiro DMAIC, onde tivemos a introdução de conceitos e as fases D (Define) e M (Measure), nesse aqui iremos abordar as fases seguintes que são A (Analyze), I (Improve) e C (Control).

4. Analyze

O objetivo da fase Analyze é desenvolver as mudanças e encontrar a causa raiz do problema. A análise é essencial para trazer conhecimento ao processo atual, por isso veremos técnicas que ajudam a criticar o processo atual e sugerir mudanças que resultarão em melhorias.

Evite procurar a perfeição (síndrome da utopia e da paralisia) e fazer mais do mesmo, pois são problemas conhecidos no desenvolvimento da mudança.

Comparação entre os dois tipos de mudança:

	1ª ordem	2ª ordem
Sistema	Não é alterado	É alterado
Percepção do cliente	Solução do problema	Melhoria
Prazo	Imediato, curto	Médio, longo

4.1. Diagrama de Causa e Efeito

Também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe ou Ishikawa, o Diagrama de Causa e Efeito é uma técnica para descobrir, organizar e agrupar conhecimento a respeito das causas que contribuem para um determinado efeito. É muito usada no início do desenvolvimento de mudanças para alinhar o conhecimento da equipe a respeito do problema.

Há seis causas “comuns” (método, mão-de-obra, máquina, meio-ambiente, material e medição) proposta pela técnica. É claro que, ao aplicar na área de TI, pode haver outras causas necessárias a testar, coletando dados e realizando experimentos.

4.2. Lean

Enquanto o Six-Sigma está mais relacionado ao controle da qualidade, o Lean é uma filosofia de gestão inspirada nas práticas do Sistema Toyota, focada no controle da quantidade de produção para reduzir os desperdícios. Os sete desperdícios considerados são: superprodução, transporte, movimentação, excesso de processamento, estoque, defeito e tempo de espera.

A imagem abaixo resume os 4 P’s e os 14 princípios do TPS, além do JIT (Just in time) e Jidoka, pilares do Lean.

A análise de valor é percepção do cliente para determinar o que é desperdício:

• Atividade que agrega valor (AV): atividade necessária p/ produzir um produto ou serviço e adiciona valor sob o ponto de vista do cliente
• Atividade que não agrega valor (NAV): atividade realizada para produzir um produto ou um serviço, mas que não adiciona valor sob o ponto de vista do cliente.

4.2.1. A Casa do Lean

Assim como uma casa, que precisa ser construída apropriadamente para ter êxito, o Lean considera o uso adequado de estratégias para obtenção do sucesso.

A fundação inicia-se pela confiança, objetivos e o buy-in dos colaboradores e da liderança, sendo o suporte aos demais processos. As paredes, em geral, servem para otimizar os processos (eliminar desperdícios, melhorar a eficiência e a qualidade). O telhado é o foco no cliente e protege o resto da estrutura de encontrar problemas.

4.3. Sistema empurrado e puxado

No sistema empurrado, cada atividade entrega o resultado quando está pronto. Isso pode resultar em acúmulo de lotes com muitos intervalos.

Já o sistema puxado, cada atividade entrega o resultado apenas quando a próxima atividade precisa de sua entrada.

• Disparado pelo cliente (externo e interno)
• Minimiza o inventário e retrabalho devido a defeitos
• Há poucos desperdícios
• São ágeis em responder à demanda do cliente

4.4. VSM (Value Stream Mapping)

O Mapeamento do Fluxo de Valor é utilizado para apoiar os times a construir o fluxo de valor, que concretiza uma necessidade em um produto ou serviço para entrega de valor ao cliente. Facilita a identificação de desperdícios, gargalos, custos, etc.

É aplicável quando se busca oportunidade de melhoria em uma linha de produção, segundo a teoria dos desperdícios.

4.5. Poka Yoke

É uma ferramenta que ajuda a prevenir falhas humanas nos processos. “Tornar fácil fazer certo e difícil (quase impossível) fazer errado”. Muitas vezes é mais fácil alterar sistema do que o comportamento humano para prevenir os erros.

Os métodos Poka Yoke são: lembretes, diferenciação, restrições e exibições.

Tipos de Poka-Yoke

A prova de erro (preventivo)	A prova de falha (detectivo)
Elimina a possibilidade de ocorrência da falha ou defeito específico, através do projeto	Detecta a falha ou defeito, caso ocorra, e previne que a não-conformidade continue no processo

5. Improve

A mudança como uma predição. Nessa fase, as soluções são criadas para resolver os problemas identificados na fase de Analyze (causa raiz de cada um). As principais ferramentas e praticas utilizadas são:

• Plano de Ação – 5W2H
• Kaizen
• Matriz de Priorização
• 5S

E verificar o grau de convicção da mudança: desenvolvendo, testando (em ciclos) e implementando as mudanças. Utiliza-se base de comparação histórica / simultânea e verificação de pontos vulneráveis.

6. Control

O objetivo de monitorar os resultados obtidos é de perpetuar os conhecimentos e as melhorias conquistadas. Um plano de controle recomendado para manter as melhorias:

• Realizar o plano de implementação com a abordagem 5W2H
• Documentar o novo sistema
• Treinar os envolvidos
• Monitorar o sistema: manter o resultado e fonte de aprendizado. Existem técnicas simples, como a elaboração check-lists, e técnicas mais complexas, como o uso de controle estatístico de processos.
• Estender o conhecimento e as melhorias conquistadas
• Reconhecimento das pessoas envolvidas

Leitura recomendada

O roteiro DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control) é um componente do Six-Sigma utilizado para melhorar os processos existentes da empresa, e assim apoiar as mudanças para que resultem em melhorias, tais como redução de problemas, defeitos e desperdícios.

Possui cinco etapas e um objetivo de conclusão para cada uma, afim de garantir a progressão do projeto de melhoria.

• Define: definição do problema e prioridades
• Measure: medição do estado atual
• Analyze: encontrar a causa raiz do problema
• Improve: mudança como uma predição
• Control: perpetuar os conhecimentos e as melhorias conquistadas

1. Mudança e melhoria

Como é essa relação? Sabemos que a mudança nem sempre resulta em melhoria, mas a melhoria requer mudança. Por isso, os modelos de melhoria são utilizados para apoiar a realização da mudança, com análise de dados e entendimento de variabilidade.

Que mudanças podemos fazer que resultarão em melhoria? A mudança de fato somente é uma melhoria se ela é duradoura. A análise crítica sobre o processo atual, o uso de novas tecnologias e o pensamento criativo são alguns conceitos de mudança utilizados pelos modelos de melhoria.

Veja uma comparação (resumida) das fases do PDCA, DMAIC e MASP:

2. DMAIC – Define

É a fase de definição do escopo do projeto de melhoria. A elaboração do contrato do projeto declara o patrocinador / stakeholders envolvidos, contexto, objetivos, indicadores, prazos, restrições e o business case. As principais ferramentas que ajudam nas tarefas dessa fase:

• SIPOC (suppliers – inputs – process – outputs – customers): uma representação dos aspectos relevantes do processo, onde será o foco de melhoria.
• Diagrama direcionador: é uma ferramenta para organizar as ideias a respeito das possíveis mudanças.
• Matriz RACI: definição de papeis e responsabilidades para as tasks do projeto

3. DMAIC – Measure

É imprescindível mensurar a mudança para determinar se houve uma melhoria significativa ou não. A confiabilidade da informação é essencial para apoiar as decisões e refletir a realidade. O time decide o que deve ser medido e como medi-lo. Alguns indicadores de aferição:

• Medidas de resultado: as mudanças estão levando à melhoria?
• Medidas de processo: estamos fazendo as coisas certas para atingir o nosso objetivo?
• Medidas de equilíbrio: contra indicadores. A melhoria não pode gerar impacto em outros processos.

3.1. Ferramentas

3.1.1. Fluxograma

Identificar desconexões e oportunidades de melhoria no fluxo de trabalho. Inicia-se por um nível macro e verifica se já há oportunidades de melhoria, adicionando detalhes conforme necessário. Existe o fluxograma vertical e o multifuncional.

3.1.2. Gráfico de tendência e controle

O gráfico de tendência é uma ferramenta analítica simples para estudar a variação nos processos (eixo horizontal e vertical). O gráfico de controle é usado para analisar se um processo está ou não sob controle, e identificação das causas (comuns ou especiais) das variações.

Gráfico de tendência

Gráfico de controle

Exemplos de variações (observadas em gráficos de controle):

• Um ponto muito afastado dos demais
• Uma sequência de dez ou mais pontos acima da média

3.1.3. Gráfico de tendência

O Dot Plot é um gráfico que consiste em pontos de dados plotados em uma escala simples (conjuntos de dados de tamanho pequeno a moderado). O seu uso é para destacar clusters e gaps, além de discrepantes. A distância entre a média e os pontos máximo e mínimo são bons orientadores.

Dot plot

Histograma

O histograma é usado para grande quantidade de dados (mais de 50 pontos) e checar a simetria dos dados. A diferença entre o ponto máximo e mínimo demonstra que este gráfico é pouco simétrico.

3.1.4. Gráfico de barras e setores

São ferramentas para estudar a distribuição de dados classificatórios (qualitativos).

3.1.5. Gráfico de pareto

Conhecida como regra 80/20, onde 80% das consequências provêm de 20% das causas. Também chamado de Vitais vs Triviais, onde a maioria dos problemas acontece muito pouco, e um pequeno grupo das categorias representa a maioria da frequência dos problemas.

Pareto se aplica

Pareto não se aplica

3.1.6. Estratificação

É a separação em grupos e classificação dos dados, de acordo com fatores ou variáveis selecionadas. O objetivo é encontrar padrões que auxiliem na compreensão dos mecanismos causais de um processo.

Quando utilizar? Sempre que houver interesse em estudar se o “comportamento” é o mesmo em todos os grupos definidos pelos fatores ou variáveis.

3.1.7. Gráfico de controle (Shewart)

Identificar a causa (comum e especial) das variações no processo. A partir de cálculos estatísticos estabelece três linhas: LC (limite central), LSC (limite superior de controle) e LIC (limite inferior de controle). Os tipos de variáveis são dados contínuos ou de classificação/contagem.

• Gráfico U: usado para contar o número de defeitos. O indicador é uma taxa e pode ter valores maior que 1.
• Gráfico P: usado para contar o número de unidades defeituosas. O indicador é uma proporção e precisa ser menor que 1.
• Gráfico X: em dados contínuos com tamanho do subgrupo 1 e a distribuição dos dados é normal.
• Gráfico X-barra/R ou X-barra/S: em dados contínuos coletados em subgrupos (amostras) de tamanho constante ou variável (/S).

3.1.8. Capabilidade

São medidas que indicam a capacidade de um processo atender às especificações de clientes. O Histograma é uma forma de representar graficamente a distribuição dos dados de uma amostra – capabilidade para variáveis contínuas.

Dentre as distribuições contínuas usadas em estatística, a distribuição normal (Gaussiana) é a mais usada. A distribuição normal possui dois parâmetros: a média (μ), ou seja onde está centralizada e a variância (σ ² > 0) que descreve o seu grau de dispersão. A dispersão ainda é referida em termos de unidades padrão, ou seja desvio padrão (σ).

No próximo post (parte II), continuaremos o roteiro DMAIC, detalhando as etapas de Analyze, Improve e Control.

Leitura recomendada