O roteiro DMAIC na melhoria dos processos – Six Sigma – parte II

Continuando o post anterior sobre o roteiro DMAIC, onde tivemos a introdução de conceitos e as fases D (Define) e M (Measure), nesse aqui iremos abordar as fases seguintes que são A (Analyze), I (Improve) e C (Control).

4. Analyze

O objetivo da fase Analyze é desenvolver as mudanças e encontrar a causa raiz do problema. A análise é essencial para trazer conhecimento ao processo atual, por isso veremos técnicas que ajudam a criticar o processo atual e sugerir mudanças que resultarão em melhorias.

Evite procurar a perfeição (síndrome da utopia e da paralisia) e fazer mais do mesmo, pois são problemas conhecidos no desenvolvimento da mudança.

Comparação entre os dois tipos de mudança:

1ª ordem2ª ordem
SistemaNão é alteradoÉ alterado
Percepção do clienteSolução do problemaMelhoria
PrazoImediato, curtoMédio, longo

4.1. Diagrama de Causa e Efeito

Também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe ou Ishikawa, o Diagrama de Causa e Efeito é uma técnica para descobrir, organizar e agrupar conhecimento a respeito das causas que contribuem para um determinado efeito. É muito usada no início do desenvolvimento de mudanças para alinhar o conhecimento da equipe a respeito do problema.

Há seis causas “comuns” (método, mão-de-obra, máquina, meio-ambiente, material e medição) proposta pela técnica. É claro que, ao aplicar na área de TI, pode haver outras causas necessárias a testar, coletando dados e realizando experimentos.

4.2. Lean

Enquanto o Six-Sigma está mais relacionado ao controle da qualidade, o Lean é uma filosofia de gestão inspirada nas práticas do Sistema Toyota, focada no controle da quantidade de produção para reduzir os desperdícios. Os sete desperdícios considerados são: superprodução, transporte, movimentação, excesso de processamento, estoque, defeito e tempo de espera.

A imagem abaixo resume os 4 P’s e os 14 princípios do TPS, além do JIT (Just in time) e Jidoka, pilares do Lean.

A análise de valor é percepção do cliente para determinar o que é desperdício:

  • Atividade que agrega valor (AV): atividade necessária p/ produzir um produto ou serviço e adiciona valor sob o ponto de vista do cliente
  • Atividade que não agrega valor (NAV): atividade realizada para produzir um produto ou um serviço, mas que não adiciona valor sob o ponto de vista do cliente.

4.2.1. A Casa do Lean

Assim como uma casa, que precisa ser construída apropriadamente para ter êxito, o Lean considera o uso adequado de estratégias para obtenção do sucesso.

A fundação inicia-se pela confiança, objetivos e o buy-in dos colaboradores e da liderança, sendo o suporte aos demais processos. As paredes, em geral, servem para otimizar os processos (eliminar desperdícios, melhorar a eficiência e a qualidade). O telhado é o foco no cliente e protege o resto da estrutura de encontrar problemas.

4.3. Sistema empurrado e puxado

No sistema empurrado, cada atividade entrega o resultado quando está pronto. Isso pode resultar em acúmulo de lotes com muitos intervalos.

Já o sistema puxado, cada atividade entrega o resultado apenas quando a próxima atividade precisa de sua entrada.

  • Disparado pelo cliente (externo e interno)
  • Minimiza o inventário e retrabalho devido a defeitos
  • Há poucos desperdícios
  • São ágeis em responder à demanda do cliente

4.4. VSM (Value Stream Mapping)

O Mapeamento do Fluxo de Valor é utilizado para apoiar os times a construir o fluxo de valor, que concretiza uma necessidade em um produto ou serviço para entrega de valor ao cliente. Facilita a identificação de desperdícios, gargalos, custos, etc.

É aplicável quando se busca oportunidade de melhoria em uma linha de produção, segundo a teoria dos desperdícios.

4.5. Poka Yoke

É uma ferramenta que ajuda a prevenir falhas humanas nos processos. “Tornar fácil fazer certo e difícil (quase impossível) fazer errado”. Muitas vezes é mais fácil alterar sistema do que o comportamento humano para prevenir os erros.

Os métodos Poka Yoke são: lembretes, diferenciação, restrições e exibições.

Tipos de Poka-Yoke

A prova de erro (preventivo)A prova de falha (detectivo)
Elimina a possibilidade de ocorrência da falha ou defeito específico, através do projeto   Detecta a falha ou defeito, caso ocorra, e previne que a não-conformidade continue no processo

5. Improve

A mudança como uma predição. Nessa fase, as soluções são criadas para resolver os problemas identificados na fase de Analyze (causa raiz de cada um). As principais ferramentas e praticas utilizadas são:

  • Plano de Ação – 5W2H
  • Kaizen
  • Matriz de Priorização
  • 5S

E verificar o grau de convicção da mudança: desenvolvendo, testando (em ciclos) e implementando as mudanças. Utiliza-se base de comparação histórica / simultânea e verificação de pontos vulneráveis.

Adicionar estágios para exibir mudanças no processo - Minitab

6. Control

O objetivo de monitorar os resultados obtidos é de perpetuar os conhecimentos e as melhorias conquistadas. Um plano de controle recomendado para manter as melhorias:

  • Realizar o plano de implementação com a abordagem 5W2H
  • Documentar o novo sistema
  • Treinar os envolvidos
  • Monitorar o sistema: manter o resultado e fonte de aprendizado. Existem técnicas simples, como a elaboração check-lists, e técnicas mais complexas, como o uso de controle estatístico de processos.
  • Estender o conhecimento e as melhorias conquistadas
  • Reconhecimento das pessoas envolvidas